Tietosuojaseloste – Kotkan Hyrrät ry

Päivitetty 26.8.2025

Tällä sivulla kerromme, miten Tanssiklubi Kotkan Hyrrät ry käsittelee jäsentensä ja harrastajiensa henkilötietoja. Seura ylläpitää jäsenrekisteriä ja hoitaa ilmoittautumisia pääosin myClub-järjestelmän kautta, mutta käsittelee tietoja myös muilla tavoin seuran toiminnan järjestämiseksi.

Tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä tietoja kerätään, mihin tarkoituksiin niitä käytetään, miten ne suojataan sekä mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet. Tämä seloste yhdistää sekä seuran että myClub-palvelun roolit yhdeksi kokonaisuudeksi, jotta jäsenille on mahdollisimman selkeää, miten heidän tietojaan käsitellään.

1. Rekisterinpitäjä

Tanssiklubi Kotkan Hyrrät ry
Muuralankuja 4, 48600 Kotka
Y-tunnus: 0730862-2
kotkan.hyrrat@gmail.com

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Seuran puheenjohtaja (nimi ja yhteystiedot löytyvät seuran hallituksen sivulta).
kotkan.hyrrat@gmail.com

3. Palveluntarjoaja ja alihankkija (myClub)

Seura käyttää ilmoittautumisiin ja jäsenrekisterin ylläpitoon myClub-palvelua, jota tarjoaa:

Taikala Oy
Y-tunnus: 2254831-7
Linnoitustie 4A, 02600 Espoo
support@myclub.fi

Taikala Oy toimii Kotkan Hyrrien lukuun henkilötietojen käsittelijänä, ja vastaa samalla omasta myClub-palvelun käyttäjärekisteristään. Tämä seloste yhdistää molempien roolit yhdeksi kokonaisuudeksi.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kotkan Hyrrät ry

Käsittely perustuu:

  • yhdistyslain mukaisiin velvoitteisiin (jäsenluettelo, jäsenyyden hallinta)
  • sopimukseen ja jäsenyyteen liittyviin oikeuksiin ja velvoitteisiin
  • oikeutettuun etuun (viestintä, tapahtumien järjestäminen, toiminnan kehittäminen, tilastointi)
  • suostumukseen (esim. valokuvausluvat, alaikäisen huoltajan antamat luvat)

Tarkoitukset:

  • jäsenrekisterin ylläpito
  • harrastus- ja kilpailutoiminnan järjestäminen
  • tapahtumien ja kurssien ilmoittautumiset
  • jäsenviestintä ja taloushallinto
  • toiminnan tilastointi, arviointi ja kehittäminen

myClub (Taikala Oy)

Käsittely perustuu:

  • sopimukseen (palvelun tarjoaminen seuralle ja käyttäjälle)
  • Taikala Oy:n oikeutettuun etuun (asiakassuhteen ylläpito, väärinkäytösten estäminen, suoramarkkinointi myClubin asiakkaille)
  • suostumukseen (esim. evästeet, alaikäisen huoltajan lupa palvelun käyttöön)

Tarkoitukset:

  • myClub-palvelun tekninen tarjoaminen ja kehittäminen
  • käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
  • palveluun liittyvä asiakasviestintä
  • myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
  • väärinkäytösten havaitseminen ja estäminen
  • mahdollinen mainonnan näyttäminen mobiilisovelluksessa (yleistä, ei kohdennettua)

5. Rekisterin tietosisältö

Kotkan Hyrrät ry voi käsitellä mm. seuraavia:

  • nimi, kotipaikka (yhdistyslain mukainen minimitieto)
  • yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin)
  • alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot
  • jäsenyystiedot (liittymispäivä, jäsenlaji, maksutiedot)
  • harrastukseen liittyvät tiedot (ikäsarja, taitoluokka, tanssipari, osallistumiset kursseille/kilpailuihin)
  • kuvausluvat ja niiden kiellot
  • laskutukseen liittyvät tiedot

myClub (Taikala Oy) käsittelee mm.:

  • nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • käyttäjätunnus ja salasana
  • huoltajan tunnus ja suostumus (alle 13-vuotiailla)
  • eväste- ja lokitiedot (IP-osoite, selailu- ja hakutiedot)
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

6. Tietolähteet

  • Jäseneltä tai hänen huoltajaltaan ilmoittautumisen yhteydessä (esim. myClub-järjestelmässä)
  • Seuran toimihenkilöiltä jäsenyyden aikana
  • Taikala Oy:n asiakasrekisteri myClub-palvelun käytön osalta

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

  • Kotkan Hyrrät luovuttaa kilpailutoiminnan edellyttämät tiedot Suomen Tanssiurheiluliitolle.
  • MyClub voi luovuttaa tietoja palveluntoimittajille, perintätoimistolle (maksujen perintä), viranomaisille lain niin vaatiessa.
  • Henkilötietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle palveluntarjoajien kautta (esim. pilvipalvelut Yhdysvalloissa). Tällöin käytetään EU:n vakiolausekkeita tai muita suojamekanismeja.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

  • Pääsy tietoihin rajattu vain tehtäviensä puolesta oikeutetuille henkilöille.
  • Jäsen- ja taloustietoja säilytetään jäsenyyden ajan sekä lain vaatiman ajan (kirjanpitoaineisto 6 vuotta).
  • myClubin käyttäjätiedot säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta viimeisestä kirjautumisesta, ja käyttäjä voi itse poistaa tilinsä.
  • myClubin asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti 6 kk sopimussuhteen päättymisestä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
  • vaatia tietojen oikaisua ja poistamista
  • rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
  • peruuttaa suostumuksensa (esim. kuvausluvat, markkinointiluvat)
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (siltä osin kuin teknisesti mahdollista)
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi)

Tietopyynnöt: